???? 公司发给一个或多个收信人的，用于对外交流的书面文件；

???? 内容有报价，订单确认，询价证明，订单，账单，收据，价格列表等等；

???? 根据商法第37a条，股份法第80条，有限责任公司法第35a条，以及商法第125a和177a条，德国法庭于2007年1月1日宣布，商业信件的内容不因信件形式不同（电子邮件，传真，明信片等等）而受影响。

就是说，如果电子邮件中有报价、订单、账单等内容，这些电子邮件也属于商务信件。

◾ 企业内部的书面沟通文件；

◾ 所有收信人不确定的信件，比如广告，广告报纸；

◾ 从现成模版直接打印出来的书面信息，比如运单，发货信息，修理取货通知。

注意要点：在与商业伙伴第一次有信件往来时，需要注意信件里须含所有的法律规定的公司信息。这点也同样适用于账单。

根据有限责任公司法第35a条规定，有限责任公司和个人有限责任公司在所有商业信件中必须提供以下信息：

• ◆ 公司全称，必须同工商登记里的公司名称完全一致。

• ◆ 公司的法律形式，比如有限责任公司，个人有限责任公司。

• ◆ 公司所在地，比如柏林。

• ◆ 公司工商登记所属法庭，比如柏林夏洛滕堡法庭。

• ◆ 公司工商登记号，比如HRB XXX。

• ◆ 公司所有的总经理的姓以及至少一个名。

• ◆ 如果公司设有监事会和监事会主席职位，那么该主席的姓和至少一个名。

• ◆ 如果公司设有一个管理委员会执行监事会的任务，那么委员会负责人的姓及至少一个名。

• ◆ 如果需要提供公司股份信息的话，则需提供公司注册资金以及未到位的公司资金情况。

• ◆ 根据有限责任公司法第71条第5款规定，如果有限责任公司在破产清算过程中，则必须把该信息加入商业信件中，以破产管理者的姓名和职位来替代公司总经理信息。

如果企业违反有关商业信件的规定的话，登记法庭有权对企业处以每次5000欧元以下的罚款。如果企业再次违规的话，法庭可以继续处以罚款。

某些商业信件的违规行为会造成误导他人的后果，这种情况下，根据德国反不公平竞争法第5章第1条第2款第3点和第5a章第3条第2点规定，相关责任人应对受害者根据德国民法关于受害补偿规定做出相关赔偿。

因此，为了避免收到同行竞争者因挑错而发的警告信，以及避免收到罚款处罚，商业信件的发信人应该按照规定在信件中完善所有的必须信息。

商业信件的版面设计由企业自己决定，没有具体要求。通常有关企业的法律形式，企业所在地，商业登记法庭，商业登记号等信息一般都放在信纸的下方注脚处，而企业名称则放在信纸的上方。添加其它企业信息是可以的，比如企业的详细地址，电话号码，传真号码，电子邮箱以及企业网页等等，还可添加企业银行帐号以及增值税号等等。

如果需要抵扣增值税的话，则须在账单上给出企业税号或者增值税税号。

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